Garantir o apontamento correto e pontual de horas e despesas por parte dos consultores é um dos pilares para manter a rentabilidade, previsibilidade e controle operacional. No entanto, em muitas organizações, esse processo ainda depende de um esforço constante e desgastante dos gestores para cobrar o time semanalmente, ou até diariamente para que os registros sejam feitos.
Mas será que precisa ser assim?
Depois de mais de uma década apoiando equipes em projetos complexos, aprendemos que o problema não está no apontamento em si, mas na forma como ele é percebido e estruturado dentro da cultura da empresa. Neste artigo, reunimos boas práticas para ajudar gestores a transformar essa rotina em um processo fluido, eficaz e autônomo.
1. Mude a narrativa: de controle para inteligência de negócio
Quando o apontamento de horas é tratado apenas como uma obrigação administrativa, ele naturalmente se torna uma tarefa de baixa prioridade para os consultores. Por outro lado, quando o time entende que esses dados alimentam indicadores que garantem o equilíbrio dos projetos, evitam sobrecarga, e até ajudam a definir metas mais realistas, o engajamento muda.
A transparência sobre o impacto dos apontamentos na saúde financeira dos projetos e na qualidade da entrega é essencial. Os consultores não querem ser controlados, mas sim participar de um processo que gere valor inclusive para eles mesmos.
2. Simplicidade operacional: menos fricção, mais engajamento
Se o processo de apontamento envolve muitas etapas, planilhas separadas ou sistemas pouco intuitivos, a resistência do time será inevitável. É preciso tornar a tarefa simples, rápida e integrada à rotina diária.
Plataformas de automação como o PSOffice permitem que os consultores apontem horas diretamente da tarefa em que estão atuando, com poucos cliques e em tempo real. Isso reduz o atrito e cria um fluxo natural de uso.
3. Crie um hábito, não um lembrete
Em vez de depender de e-mails ou mensagens cobrando o preenchimento semanal, implemente um ritual diário. Por exemplo, o encerramento da jornada de trabalho pode incluir, obrigatoriamente, o apontamento das atividades executadas naquele dia. Essa repetição cria um padrão e transforma a tarefa em parte da cultura da equipe.
4. Mostre os resultados dos dados
Muitas vezes o time aponta horas, mas nunca vê o que acontece com aquela informação. Isso gera desmotivação. Quando os gestores compartilham os dados consolidados em reuniões, relatórios ou dashboards e mostram como eles influenciam decisões estratégicas, como alocação de recursos ou revisão de contratos, o engajamento cresce.
Dar visibilidade aos indicadores fortalece a responsabilidade compartilhada sobre os resultados.
5. Use tecnologia para alertar, não para cobrar
Automatize o processo de lembretes e alertas para evitar que o gestor vire o "chato da cobrança". O sistema pode enviar notificações amigáveis sempre que um apontamento estiver atrasado, ou sinalizar no dashboard os dados faltantes. Com isso, o próprio consultor se torna responsável pela regularidade do processo e o gestor foca no que realmente importa: liderar e entregar valor.
Conclusão: produtividade com autonomia
Garantir que as horas e despesas sejam apontadas corretamente não deve ser uma batalha constante. Com a estratégia certa, processos bem definidos e apoio de tecnologia adequada, é possível criar uma cultura em que o time atua com autonomia, responsabilidade e clareza sobre o impacto de cada ação.
No PSOffice, ajudamos empresas a estruturarem esse processo de forma inteligente e fluida, eliminando a fricção operacional e promovendo o uso estratégico dos dados de projeto.
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