Como o Grupo PB Consultoria transformou sua gestão e aumentou sua capacidade de atendimento com o PSOffice
Ampliar a capacidade de atendimento, reduzir o tempo dedicado aos processos financeiros e ter mais controle sobre os projetos são desafios presentes na rotina de muitas empresas de serviços TOTVS.
O Grupo PB Consultoria encontrou no PSOffice uma solução para integrar a execução dos projetos à gestão financeira e organizar os processos de toda a operação, obtendo acesso diário às informações e acompanhamento dos resultados e projeções futuras.
“Acertamos em cheio na escolha da plataforma.” - Paulo Bindo CEO
Sobre a empresa
Com 26 anos de experiência, o Grupo PB Consultoria é especializado no atendimento de soluções TOTVS. Sua atuação abrange implantação, customização e suporte dos sistemas TOTVS Protheus, RM e Datasul.
Com uma operação que envolve diferentes frentes de serviços, a empresa precisava de uma gestão capaz de acompanhar a complexidade dos projetos, organizar os recursos e oferecer informações financeiras confiáveis para apoiar as decisões do negócio.
Foi nesse contexto que surgiu a necessidade de transformar seus processos e encontrar uma solução que acompanhasse as demandas da operação e contribuísse para oferecer mais credibilidade e agilidade aos clientes.
Desafio: uma gestão dependente de planilhas e processos manuais
Antes da adoção do PSOffice, toda a gestão do Grupo PB era realizada por meio de planilhas e arquivos compartilhados entre gerentes e consultores.
Os processos manuais e descentralizados dificultavam o acompanhamento dos projetos e o controle financeiro.
Entre os principais desafios estavam:
- Falta de controle sobre os projetos: a gestão dependia de planilhas e arquivos compartilhados, dificultando o acompanhamento das atividades e a organização das entregas.
- Dificuldade no controle de horas e despesas: os apontamentos de horas e o gerenciamento de despesas eram realizados manualmente, exigindo esforço constante da equipe.
- Demora na aprovação de horas: muitos consultores deixavam os apontamentos para a última hora, comprometendo a atualização das informações e a visibilidade sobre o andamento dos projetos.
- Falta de visibilidade financeira: as informações de faturamento e os dados financeiros eram consolidados apenas uma vez por mês, dificultando o acompanhamento dos resultados e a realização de projeções.
- Demora nos processos financeiros: cobrança de clientes e consolidação de informações exigiam muito tempo da equipe.
- Falta de previsibilidade: dificuldade para acompanhar custos, margens e rentabilidade e realizar projeções financeiras.
Solução: uma solução integrada para acompanhar projetos e resultados
O Grupo PB Consultoria buscava uma solução que integrasse a gestão de projetos e o financeiro, agilizasse os processos e trouxesse mais credibilidade ao atendimento dos clientes.
Com o PSOffice, a empresa centralizou sua gestão em uma única plataforma, utilizada pelas áreas de implantação, customização, suporte e telemarketing.
A solução passou a apoiar o acompanhamento da execução dos projetos, os apontamentos e as aprovações de horas, além dos processos de cobrança, faturamento e pagamento de despesas e fornecedores.
Os apontamentos passaram a ser realizados diariamente, e os gestores conquistaram mais visibilidade sobre as tarefas executadas, os tempos previstos e realizados, os custos e as etapas dos projetos.
Com acesso diário às informações financeiras, a empresa também passou a realizar projeções mensais, semestrais e anuais, apoiando decisões mais seguras.
Os resultados alcançados
A centralização da gestão no PSOffice trouxe mais produtividade, agilidade financeira e capacidade operacional para o Grupo PB Consultoria.
100% menos trabalho manual nos controles centralizados
A empresa eliminou o trabalho manual relacionado aos controles centralizados no PSOffice, melhorando a produtividade e o aproveitamento dos recursos.
De uma semana para duas horas na consolidação financeira
O processo de consolidação das informações financeiras, que antes exigia uma semana, passou a ser realizado em apenas duas horas.
De 3 horas para 2 minutos no tempo de resposta ao cliente
Com informações disponíveis em tempo real, a equipe passou a responder às solicitações dos clientes com muito mais agilidade, reduzindo o tempo de resposta em quase 99%.
Mais previsibilidade financeira
O acesso diário às informações passou a permitir projeções mensais, semestrais e anuais, trazendo maior previsibilidade para a gestão.
Mais tempo para o que realmente importa: os clientes
Além dos ganhos operacionais e financeiros, a transformação permitiu que a equipe direcionasse mais tempo às atividades do dia a dia dos projetos e ao relacionamento com os clientes.
Com menos esforço dedicado à consolidação de informações, à conferência de planilhas e aos processos manuais, os profissionais passaram a ter mais condições de acompanhar as entregas e atender às demandas dos clientes.
A disponibilidade de informações em tempo real também se tornou um diferencial no relacionamento. Hoje, a empresa consegue gerar relatórios financeiros, consultar custos de maneira rápida, oferecendo respostas mais ágeis e um atendimento mais próximo.
A gestão integrada deixou de ser apenas uma necessidade interna e passou a contribuir diretamente para a experiência oferecida aos clientes do Grupo PB Consultoria.
A escolha que transformou a gestão
A experiência do Grupo PB Consultoria mostra como a centralização das informações e a automação dos processos podem transformar a rotina de uma empresa de serviços profissionais.
Com o PSOffice como principal ferramenta de gestão, a consultoria deixou para trás os controles manuais e passou a contar com uma operação mais integrada, produtiva e previsível.
Os resultados vão além da redução do tempo dedicado às tarefas operacionais. A empresa ampliou sua capacidade de atendimento, conquistou mais agilidade no relacionamento com os clientes e passou a tomar decisões com base em informações atualizadas.
Nas palavras do próprio cliente:
“Agora a equipe está mais focada no dia a dia do projeto junto aos clientes.” - Paulo Bindo CEO
Transforme a gestão da sua empresa de serviços
Assim como o Grupo PB Consultoria, sua empresa pode integrar projetos, pessoas, operação e financeiro em uma única plataforma.
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