Política de Privacidade e Proteção de Dados
1. Identificação
Esta Política de Privacidade e Proteção de Dados (“Política”) descreve como os dados pessoais são tratados no contexto do Produto Contratado disponibilizado pela JExperts Tecnologia S.A. e/ou pela PSO Tecnologia Ltda., conforme aplicável.
Esta Política complementa os contratos, termos de uso, acordos de tratamento de dados e demais instrumentos firmados com a Companhia Cliente. Em caso de conflito entre este documento e um instrumento contratual específico, prevalecerá o instrumento contratual naquilo que disciplinar expressamente o tratamento de dados pessoais.
A Política aplica-se aos tratamentos realizados dentro do contexto do Produto Contratado em questão, e não substitui políticas específicas de cookies, sites institucionais, aplicativos ou serviços de terceiros que possam ser utilizados em conjunto com o produto.
2. Identificação da Fornecedora
JExperts Tecnologia S.A., CNPJ nº 05.231.453/0001-42, e PSO Tecnologia Ltda., CNPJ/SC nº 68.702.698/0001-20, ambas com endereço na Rodovia José Carlos Daux, nº 600, João Paulo, Florianópolis/SC, CEP 88030-911, conforme aplicável à relação contratual.
Para fins desta Política, “Fornecedora” significa a empresa que, conforme o contrato e a operação concreta, disponibiliza, mantém ou presta serviços relacionados ao Produto Contratado.
3. Definições
Fornecedora: JExperts Tecnologia S.A e/ou PSO Tecnologia Ltda.
Produto Contratado: Plataforma PSOffice
Companhia Cliente ou Cliente: Pessoa jurídica pública ou privada que contrata ou recebe licença de uso do Produto Contratado e define, quando aplicável, as finalidades e os meios do tratamento dos dados pessoais inseridos em sua utilização.
Usuário: Pessoa natural que acessa ou utiliza o Produto Contratado em nome ou por autorização do Cliente.
Titular: Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais tratados. O titular pode ser o próprio Usuário ou outra pessoa cujos dados sejam inseridos ou tratados no Produto Contratado.
Controlador: Agente de tratamento a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais, nos termos da LGPD.
Operador: Agente que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do Controlador e de acordo com suas instruções, nos termos da LGPD.
Encarregado: Pessoa indicada para atuar como canal de comunicação entre os agentes de tratamento, os titulares e a ANPD, quando aplicável.
4. Papéis e responsabilidades no tratamento
A definição de Controlador e Operador depende do contexto e das decisões efetivamente tomadas sobre o tratamento, e não apenas da denominação utilizada pelas partes.
Em regra, quando o Cliente utiliza o Produto Contratado para tratar dados pessoais de seus colaboradores, empregados, fornecedores, clientes, usuários ou outros titulares, o Cliente atua como Controlador e a Fornecedora atua como Operadora, tratando os dados conforme as instruções do Cliente e os instrumentos contratuais aplicáveis.
Em relação a tratamentos necessários à própria gestão da relação com o Usuário ou Cliente, à segurança da plataforma, ao atendimento de obrigações legais e regulatórias ou a finalidades próprias da Fornecedora, a Fornecedora poderá atuar como Controladora, quando juridicamente aplicável.
O Cliente é responsável por assegurar que as finalidades, os dados inseridos, as permissões concedidas aos Usuários e as instruções transmitidas à Fornecedora estejam em conformidade com a legislação aplicável.
5. Contato e Encarregado de Dados
Para dúvidas, solicitações ou informações relacionadas à privacidade e à proteção de dados pessoais, o titular poderá utilizar os canais de atendimento disponibilizados pela Fornecedora e, quando aplicável, contatar o Encarregado pelo e-mail: encarregado.dados@psoffice.com.br
6. Princípios e bases legais
A Fornecedora realiza o tratamento de dados pessoais observando os princípios e requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados Nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (LGPD), especialmente finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção e não discriminação.
A base legal aplicável é definida de acordo com a finalidade e o contexto de cada tratamento. Poderão ser utilizadas, conforme o caso, bases legais como execução de contrato, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, exercício regular de direitos, legítimo interesse, consentimento e outras hipóteses previstas na LGPD.
O uso do Produto Contratado ou a criação de uma conta não implica, por si só, consentimento para todas as operações de tratamento. Quando o consentimento for a base legal aplicável, ele será solicitado de forma livre, informada e inequívoca, e poderá ser revogado nos termos da legislação.
7. Dados tratados e formas de coleta
7.1 Dados de conta e acesso
Podem ser tratados dados necessários à criação e administração de contas, autenticação e utilização do Produto Contratado, como nome do usuário, e-mail corporativo, perfil de acesso, registros de autenticação (login e senha) necessários para o acesso e ao funcionamento do serviço.
O Usuário deve fornecer informações corretas e mantê-las atualizadas quando estiver sob sua responsabilidade. A Fornecedora adotará medidas razoáveis para evitar que erros cadastrais provoquem tratamento inadequado, sem afastar as responsabilidades do Cliente e do Usuário pelas informações que inserirem.
7.2 Registros de acesso e segurança
O Produto Contratado poderá registrar informações técnicas de acesso e utilização, como endereço IP, data e hora, identificadores de sessão, dispositivo, navegador, eventos de autenticação e registros de segurança. Esses dados poderão ser utilizados para operação, diagnóstico, prevenção e investigação de incidentes, proteção do serviço, exercício regular de direitos e cumprimento de obrigações legais. Quando aplicável à atividade de provedor de aplicações de Internet, os registros de acesso serão mantidos sob sigilo, em ambiente controlado e de segurança, pelo prazo legalmente exigido. O Marco Civil da Internet estabelece, para as hipóteses do art. 15, prazo de 6 (seis) meses para a guarda desses registros.
7.3 Campos de extensão e uploads
O Produto Contratado poderá permitir ao Cliente configurar campos de extensão e repositórios de arquivos. O conteúdo inserido nesses recursos poderá conter dados pessoais, inclusive dados pessoais sensíveis, conforme as escolhas e instruções do Cliente e dos Usuários autorizados.
A Fornecedora não incentiva a inserção de dados pessoais desnecessários ao objetivo do tratamento. Quando o Cliente inserir ou solicitar o tratamento de dados pessoais, inclusive dados sensíveis, caberá ao Cliente assegurar a existência de finalidade, base legal, necessidade, transparência, controles de acesso e demais requisitos aplicáveis.
Quando atuar como Operadora, a Fornecedora tratará esses dados de acordo com as instruções do Cliente e com as obrigações legais e contratuais aplicáveis.
Importante: O Produto Contratado não possui e/ou não coleta em seus campos de formulários nativos, dados pessoais que são considerados sensíveis, tais como: dados pessoais que revelem a origem racial ou étnica, opiniões políticas e convicções religiosas ou filosóficas; filiação sindical; dados genéticos, dados biométricos tratados para identificar um ser humano; dados relacionados com a saúde; dados relativos à vida sexual ou orientação sexual da pessoa.
7.4 Integração com Google e Microsoft Outlook
Quando funcionalidade de agenda estiver disponível, o Produto Contratado poderá sincronizar informações de alocação profissional e/ou compromissos com agendas do Google e/ou Microsoft Outlook, mediante autorização do usuário quando exigida. A sincronização poderá ser interrompida pelo Usuário, pelo Cliente ou pela revogação das permissões concedidas ao serviço de terceiros.
7.5 Atendimento e suporte
Ao entrar em contato com o suporte ou atendimento, poderão ser tratados os dados fornecidos pelo solicitante e as informações necessárias para identificar a solicitação, diagnosticar problemas, prestar suporte, registrar evidências e acompanhar a solução.
7.6 Cookies e tecnologias semelhantes
O Produto Contratado poderá utilizar cookies e tecnologias semelhantes, especialmente para autenticação, segurança, manutenção de sessão, preferências e funcionamento de funcionalidades. Cookies não essenciais, quando utilizados para análise, publicidade, personalização ou finalidades semelhantes, serão tratados de acordo com a hipótese legal aplicável e, quando necessário, mediante consentimento.
A Fornecedora manterá informações claras sobre as categorias de cookies utilizadas, suas finalidades, eventual compartilhamento e períodos de retenção, preferencialmente em Política de Cookies ou mecanismo equivalente. O bloqueio de cookies estritamente necessários poderá impedir ou prejudicar determinadas funcionalidades.
8. Residência e Armazenamento dos Dados
Todos os dados pessoais e demais informações armazenados no Produto Contratado são mantidos em infraestrutura localizada em território nacional brasileiro, observadas as medidas técnicas e administrativas de segurança aplicáveis à proteção dessas informações.
9. Finalidades do tratamento
- fornecer, operar, manter e aprimorar o Produto Contratado;
- criar e administrar contas, autenticar Usuários e controlar permissões de acesso;
- prestar atendimento e suporte técnico;
- monitorar desempenho, disponibilidade, integridade e segurança do ambiente;
- prevenir, detectar e responder a fraudes, abusos, acessos indevidos e incidentes de segurança;
- cumprir obrigações legais, regulatórias e determinações de autoridades competentes;
- exercer e defender direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais;
- realizar estatísticas e análises para melhoria do serviço, preferencialmente com dados agregados ou anonimizados quando isso for suficiente;
- enviar comunicações operacionais, de segurança e relacionadas ao serviço; e
- enviar comunicações de marketing quando houver base legal adequada e, quando exigido, consentimento do titular.
10. Integrações e compartilhamentos
O Cliente poderá solicitar ou habilitar integrações do Produto Contratado com ERPs, CRMs, serviços de agenda, serviços de autenticação, ferramentas de comunicação ou outras plataformas. Nessas situações, dados pessoais poderão ser transmitidos na medida necessária à execução da integração e à finalidade definida pelo Cliente.
A Fornecedora poderá utilizar prestadores de serviços e sub-operadores necessários à operação do Produto Contratado, tais como infraestrutura de cloud, monitoramento, suporte e serviços tecnológicos. Esses terceiros deverão estar sujeitos a obrigações de confidencialidade, segurança e proteção de dados compatíveis com os serviços prestados.
Dados pessoais também poderão ser compartilhados quando necessário para cumprimento de obrigação legal ou regulatória, atendimento de ordem de autoridade competente, exercício regular de direitos, proteção da segurança da plataforma ou em operações societárias, observadas as exigências legais e contratuais.
11. APIs e acesso a dados pelo Cliente
O Cliente poderá utilizar APIs, web services e outros mecanismos disponibilizados pelo Produto Contratado para acessar dados sob sua gestão, observados os controles de autenticação, autorização, segurança, limites técnicos e condições contratuais aplicáveis.
A concessão de acesso a terceiros deverá ser autorizada pelo Cliente e configurada de forma compatível com suas responsabilidades como Controlador. A Fornecedora poderá restringir ou suspender acessos que representem risco à segurança, à disponibilidade do serviço ou à conformidade legal.
12. Compartilhamento e divulgação
A Fornecedora não vende dados pessoais. O compartilhamento ocorrerá somente quando necessário para as finalidades descritas nesta Política, para a execução dos serviços contratados, por instrução do Cliente, com prestadores e sub operadores autorizados, para cumprimento de obrigação legal ou para exercício regular de direitos, entre outras hipóteses admitidas pela LGPD.
O acesso por pessoal autorizado da Fornecedora será limitado ao necessário para o desempenho de suas funções e sujeito a controles de segurança e confidencialidade.
13. Segurança da informação
A Fornecedora adota medidas técnicas e administrativas destinadas a proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão.
14. Senhas e responsabilidades do Usuário
O Usuário deve manter suas credenciais em sigilo, utilizar mecanismos de autenticação disponibilizados pelo Produto Contratado e comunicar imediatamente qualquer suspeita de comprometimento de sua conta.
A Fornecedora não solicitará a senha do Usuário por e-mail, telefone ou outros canais não destinados à autenticação. O Cliente também deve administrar adequadamente as contas, perfis e permissões de seus Usuários.
15. Retenção e eliminação
Os dados pessoais serão mantidos pelo período necessário para cumprir as finalidades para as quais foram coletados, atender obrigações legais ou regulatórias, preservar direitos e cumprir as demais hipóteses autorizadas pela LGPD.
A eliminação de uma conta ou a solicitação de exclusão não implica necessariamente a eliminação imediata de todos os registros. Poderão ser conservados dados quando houver obrigação legal ou regulatória, necessidade de exercício regular de direitos, prevenção à fraude e à segurança, ou outras hipóteses previstas no art. 16 da LGPD.
Cópias de backup poderão permanecer por período tecnicamente necessário à sua substituição ou sobrescrição, sujeitas a controles de acesso e segurança, sem utilização para novas finalidades incompatíveis com aquelas que justificaram sua conservação.
16. Direitos dos titulares
Nos termos da LGPD, o titular poderá exercer, conforme aplicável, direitos como confirmação da existência de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade, portabilidade nos termos da regulamentação, informação sobre compartilhamentos, revogação do consentimento, oposição quando cabível e revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses.
Quando o tratamento for realizado pela Fornecedora em nome do Cliente, o pedido deverá, em regra, ser encaminhado ao Cliente, que é o Controlador. A Fornecedora prestará a assistência razoavelmente necessária para que o Cliente atenda aos direitos dos titulares, conforme o contrato e a legislação.
Pedidos poderão ser encaminhados ao canal de privacidade: encarregado.dados@psoffice.com.br. A Fornecedora poderá solicitar informações razoáveis para confirmar a identidade e evitar o atendimento indevido de solicitações.
O exercício de direitos é gratuito, ressalvadas as hipóteses legalmente admitidas. Os prazos e procedimentos observarão a LGPD e a regulamentação aplicável.
17. Dados de crianças e adolescentes
O Produto Contratado é uma plataforma corporativa e não é especificamente direcionado a crianças. Caso o Cliente trate dados de crianças ou adolescentes por meio do Produto Contratado, deverá assegurar a observância das regras específicas da LGPD e demais normas aplicáveis, inclusive quanto à finalidade, necessidade, transparência e, quando exigido, consentimento ou autorização do responsável legal.
A Fornecedora poderá adotar medidas para atender solicitações relacionadas a dados de crianças e adolescentes quando delas tiver conhecimento, observadas suas responsabilidades como Controladora ou Operadora em cada situação.
18. Conteúdos e informações não solicitados
O Usuário deve evitar o envio de informações que não sejam necessárias para a prestação do serviço, especialmente dados pessoais ou informações confidenciais sem relação com a finalidade do atendimento ou da funcionalidade utilizada.
Caso informações sejam enviadas voluntariamente sem solicitação e sem finalidade relacionada ao serviço, a Fornecedora poderá realizar sua eliminação ou tratamento restrito, observadas as obrigações legais e contratuais aplicáveis. Esta Política não concede à Fornecedora qualquer direito de utilização de dados pessoais ou informações confidenciais para finalidade incompatível com a finalidade original.
19. Comunicações de marketing
A Fornecedora poderá enviar comunicações relacionadas aos produtos e serviços quando houver base legal adequada. Quando o tratamento depender de consentimento, o titular poderá revogá-lo por meio do canal indicado na própria comunicação ou pelo canal de privacidade.
O descadastramento de comunicações de marketing não impede o envio de mensagens estritamente operacionais, de segurança, transacionais ou necessárias à prestação do serviço.
20. Atualizações desta Política
Esta Política poderá ser atualizada para refletir alterações legislativas, regulatórias, tecnológicas, operacionais ou nos serviços oferecidos. A versão vigente será disponibilizada nos canais apropriados da Fornecedora, com indicação da data de atualização.
Alterações relevantes que impactem direitos, finalidades ou formas de tratamento serão comunicadas pelos meios razoáveis e aplicáveis ao contexto.
21. Disposições finais
Esta Política deve ser interpretada em conjunto com os contratos, termos de uso, acordos de tratamento de dados, políticas de segurança e demais documentos aplicáveis ao Produto Contratado.
As responsabilidades das partes serão determinadas de acordo com a legislação aplicável, os contratos celebrados e as atividades efetivamente realizadas por cada agente de tratamento.
- controles de acesso e privilégios conforme necessidade de trabalho;
- mecanismos de autenticação e gestão de credenciais;
- criptografia e/ou outros mecanismos de proteção quando tecnicamente aplicáveis;
- firewalls e controles de segurança de rede;
- registro e monitoramento de eventos relevantes;
- processos de backup e recuperação;
- gestão de vulnerabilidades e atualização de componentes; e
- medidas de prevenção, detecção, resposta e tratamento de incidentes.
Nenhum mecanismo de segurança é capaz de eliminar integralmente todos os riscos. A Fornecedora manterá processos compatíveis com a natureza dos dados e os riscos envolvidos e, quando aplicável, comunicará incidentes de segurança nos termos da legislação e dos contratos.